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ホテルオークラ東京の結婚式準備はこう進めました(後編)

      2015/03/25

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ホテルオークラ東京での結婚式準備の様子をまとめています。前編はこちら(ホテルオークラ東京の結婚式準備はこう進めました(前編))。

 

挙式の2.5ヶ月前:招待状の発送

招待者リストと選んだテンプレートにそって招待状を印刷してくれ、自宅にまとめて送ってくれます。

封筒、招待状、会場までの案内図、返信用ハガキがセットになっていますので、宛名を確認しながら封筒づめをします。

間違いが許されないので集中する必要があり、骨が折れる作業です。

最後に、事前に購入しておいた慶事用の切手を貼って、まとめて郵便局に持っていきます。

慶事用の切手は、郵便局でそのように伝えれば簡単に買うことができます。僕たちが使ったものは、鳥の絵が書いてあるものでした。値段はふつうの切手と変わりません。

 

挙式の2ヶ月前:2回目の打ち合わせ(装花担当者と司会者の決定)

ホテルオークラ東京で装花担当者、司会者と打ち合わせをします。

装花担当者との打ち合わせ(1度目)

装花はジェーンパッカーというイギリスのフラワーアレンジメント会社を選びました。華やかでモダンなイメージのサンプルが多かったのが気に入りました。

女性の担当者で、僕たちの話を一生懸命聞いてくれる素敵な方でした。自社のサンプルカタログだけではなく、花の図鑑のような本も持ってきてくれて、使う花(花材)の提案をしてくれます。

例えば、「小ぶりの白いバラをいれて欲しい」とか「黄色い花をアクセントとして加えて欲しい」というようなリクエストをすると、その図鑑から候補となる花を提案してくれます。

僕たちの希望をしっかりとメモしてくれていました。一週間ほどでイメージを絵にして送ってきてくれるとのことです。ビジュアルがあると助かりますね。

司会者との打ち合わせ(1度目)

司会者はホテルオークラが提携している業者の中から選びました。落ち着いた雰囲気にしたいことと、女性の司会者にしたいことをウエディングプランナーに伝え、何人か候補となる司会者のDVDを見せて頂き、そこから選びました。

司会者とは進行の確認がメインになります。進行表はテンプレートがありますので、その空欄をうめていく形で打ち合わせは進みます。

例えば、以下のような項目を進行表にそって決めていきます。

  • 新郎のウェルカムスピーチを行うか
  • 新郎新婦のプロフィール紹介は司会者が言うのか、お互いが紹介し合うのか
  • ウエディングケーキカットをいつやるか
  • ファーストバイト(新郎新婦でケーキを大きなスプーンなどで食べさせ合うやつ)をやるか
  • 主賓のあいさつや乾杯の言葉は誰が言うのか
  • お色直しは実施するか
  • テーブルを回るあいさつは行うか
  • スライド上映は行うか
  • 新婦から新婦母への感謝の手紙は読むか

その場で確定する必要はないですが、早めに決めた方が準備も落ち着いて進められるので、事前にカップルで話し合って決めておいた方が良いでしょう。

僕たちは基本的には上記のものは全て行いましたが、20代前半の式ではないので、ファーストバイトは止めました。そして、止めておいてよかったと今でも思っています。

あとは、お色直しもして、洋装と和装の両方を着ました。時間もお金もかかりますが、これもやってよかったです。

 

挙式の1ヶ月前:招待状の返信期限

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さて、そうこうしているうちに式の1ヶ月前となると、招待状の返事のハガキがだいたいそろってきます。

早い人は招待状を送った1週間以内に返事をくれますね。もちろん事前に電話やメールで出席の可否を確認してから招待状を送っているので、原則的に参加の返事がくるのは分かっているのですが、やはりハガキでしっかり返ってくると安心します。

今度、自分が結婚式に招かれる機会があったらすぐに返事を出そうと決めました。

中にはやっぱり仕事の出張が入りそうで読めないという友人や、小さい子供がいるので親に面倒をみてもらえるように調整をしている、という友人もいました。

人数の確定のタイミングは段階があるので、どこまで待つかはリスクとリターンを考えて決める必要があります。

  • 式の1ヶ月前:引き出物の個数を確定する必要がある(少し余裕をもって発注をし、自分たちの記念品にしたり、あげる予定ではなかった家族へのプレゼントにすることもできる)
  • 式の1週間前:座席表の印刷を以来する必要がある(座席表に名前があるのに、本人がいないとキマリが悪い)
  • 式の前日:食事の人数を確定する必要がある (料理が余るのでその分の料金がムダになる)

僕たちの場合は、式の1週間前までには人数を確定することができました。やっぱり、出張が入ってしまったり、子供から目が離せないという理由で不参加となってしまう友人がいましたが、1週間前で人数の変更は締め切るようにしました。

式の前日はスピーチの練習をしたり、ただただ緊張したりと、やることがいっぱい(?)なので、なるべく心配の種は増やさないほうがよいと判断したからです。

 

挙式の1ヶ月前:3回目の打ち合わせ(装花と司会進行の相談。引き出物決定)

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さて、3回目の打ち合わせです。かなり詳細が決まってきます。

装花担当者との打ち合わせ(2度目)

送ってもらっていたイメージ図に対して、修正のお願いをします。

使う花を変えてもらったり、花を入れる器の形を変えてもらいました。あとは、ブーケのデザインも多少変更を依頼しました。

加えて、披露宴の最後に両親へ渡す花束についても話しました。見栄えがするように大きく、華やかな花を使ってもらうようにしました。

それにしても、花はやっぱり高いですね。ブーケが一つ3万円強、両親への花束も一つ1万円強します。あとは、ゲストテーブル1つにつき1万円前後で、新郎新婦が座る高砂は3万円前後なので、10万円は軽く超えてしまいます。ただ、ここでケチをするとさみしい雰囲気になってしまうので、バランスが重要です。

再度しっかりメモを取ってくれて、またデザイン画を修正して送ってくれることになりました。

司会者との打ち合わせ(2度目)

宿題として作成をした自己プロフィールの文章を渡し、乾杯のあいさつや、祝辞、スピーチをしてくれるゲストの名前と肩書きを伝えます。

再度、入場からお色直しの中座・再入場から最後の退場までの流れを通してシミュレーションをし、式の進行のイメージを共有します。

プロでやられている司会者の方なので、一つ一つ丁寧に説明をしてくれるので安心できます。何か想定外のことが起こっても、アドリブで対象してくれそうなので頼もしいです。やはり専門家に依頼をしているので、余計な心配をしなくて済むのがありがたいです。

引き出物の個数確定

挙式の1ヶ月前ということで引き出物を発注する必要があります。

アイテム相談会で引き出物ブースを見比べたり、何度もデパートに足を運んで引き出物を選びました。

洋食器、ホテルオークラのお菓子、紅茶の3点セットを作りました。アイテム相談会で引き出物の申し込みをすると10%OFFになるという特典があったので助かりました。総額で8,000円ほどなので、比較的がんばった方だと思います。

スピーチをお願いする主賓には洋食器のランクを上げた別のセットを用意しました。

悩んだのは家族に引き出物を用意するかどうかです。親族には用意しましたが、結局、両親と兄弟の分は用意しませんでした。引き出物ではなく、べつに記念品を選んで、もうちょっと高価なものを後日送ることにしました。

 

挙式の0.5ヶ月前:4回目の打ち合わせ(装花と司会進行の最終確認、座席表の決定)

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最後の打ち合わせはもう確認ですね。ここから大幅な変更は危ないので、まさに最終確認という位置づけにしました。

装花担当者との打ち合わせ(3度目)

まずは修正してもらったデザイン画の確認です。季節上もう市場に出回っていない花があったのですが、すぐに代替案を提案してもらいました。

あとは、洋装と、お色直しをしたあとの和装で別々のブーケを考えてもらっていたのですが、和装でブーケを持ちながら歩くことはほぼ無理だということに新婦が気づき、ブーケは洋装用のみとなりました。

和装では、生花で作る髪飾りを用意してもらうことにしました。

あとはもう本番を待つのみですね。デザイン画だけだと分からない部分もあると思いますが、ここまで来たらもう担当者を信じるのみ。

司会者との打ち合わせ(3度目)

司会者との打ち合わせは、正直、対して決めることは残っていなかったので、本当におさらいだけ。打ち合わせはもういらなかったかもしれませんが、やっぱり最後に顔をみておいた方が安心するという効果があるかもしれません。

座席表の決定

式の一週間前ということで、座席表を印刷にまわす必要があります。もうここまで来ると、あとには引き返せませんね(当たり前!)。

残念なことに、この前日に一人だけキャンセルが入ってしまいました。海外出張が急遽決まってしまったとのことなのでしょうがないですね。

すでに引き出物の個数を決定したあとだったのですが、ゲストの数ピッタリにしか発注をしていなかったので、余った引き出物は僕たちでもらいました。その洋食器は大切に使っています。

座席表からそのこれなくなった友人の名前が除外されましたが、一つのテーブルにスペースのゆとりができるだけで、全体への影響はなかったので、よかったです。

 

さて、そんなこんなで式の当日を迎えるわけですが、その様子はまた別の記事にしたいと思います。本日はここまで。

ところで、会場によっては費用割引などのお得情報があるので、こちらでチェックしてからフェアに参加するのがおすすめです。

 - 結婚準備

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