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ホテルオークラ東京の結婚式準備はこう進めました(前編)

      2015/03/25

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ホテルオークラ東京で結婚式を挙げることしました。

もちろん初めての経験なので、どのようにして準備するのか最初は不安でしたが、経験豊かなウエディングプランナーのおかげで問題なく進みました。

一流ホテルの結婚式準備がどのように進むのか、紹介します。

ホテルオークラでの結婚式準備のスケジュールをざっくりまとめました

  • 挙式の5ヶ月前:ウェディングフェアに参加
  • 挙式の4ヶ月前:契約、アイテム相談会参加
  • 挙式の3ヶ月前:1回目の打ち合わせ(招待者リストの提出)
  • 挙式の2.5ヶ月前:招待状の発送
  • 挙式の2ヶ月前:2回目の打ち合わせ(装花担当者と司会者の決定)
  • 挙式の1ヶ月前:招待状の返信期限
  • 挙式の1ヶ月前:3回目の打ち合わせ(装花と司会進行の相談。引き出物決定)
  • 挙式の0.5ヶ月前:4回目の打ち合わせ(装花と司会進行の詳細決定、座席表の決定)

ウェディングプランナー、装花(会場の花の装飾)担当者、司会者と合計で4回の打ち合わせがあります。打ち合わせごとに宿題を提出していくような形で準備が進んでいくので、分かりやすいです。僕たちは式場をホテルオークラに決めて契約を結んでから挙式までの準備期間が4ヶ月でした。

挙式の4ヶ月前:契約、アイテム相談会参加

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ホテルオークラ東京に挙式の申し込みをする

実際の打ち合わせの前のステップになりますが、挙式の申し込み契約の手続きがまず必要になります。

ウエディングフェアに参加をしていろいろ比較検討をしたうえで、最終的にホテルオークラに決め、電話でその旨を担当のウエディングプランナーに伝えました(ホテルオークラ東京で結婚式を挙げることに決めたシンプルな3つの理由

大事なのは、このときに、挙式の日と披露宴会場の部屋を指定して申し込みをするということです。よって、少なくとも親族の予定をおさえて、かつおおまかな人数を把握してから披露宴会場となる部屋を決定する必要があります。

契約書やパンフレット一式を送ってもらえるので、それに署名をして渡しに行く必要があります。あとは、契約金として20万円を支払います。この20万円は内金となるので、最終的にかかった挙式・披露宴の総額から控除してもらえます。僕は銀行振込にしました。

アイテム相談会に参加し、結婚式アイテムの下見をする

運が良いことに、ホテルオークラでの挙式を決めた翌週末にアイテム相談会というイベントが開催されていたので、契約書を持参しながらこれに参加することにしました。

アイテム相談会とは、装花、音楽、写真、テーブルコーディネート、ウェディングケーキなど、それこそ結婚式に関する様々なアイテムの展示会です。

ホテルオークラと提携しており、選べる業者の数は限られていますが、選択肢はあるので、その中から決めていくことになります。

例えば、装花のコーナーでは、日比谷花壇とジェーンパッカーという二つの業者が展示をしており、挙式予定者はこのどちらかの業者から装花担当を選ぶことになります。

アイテム相談会のメリットは、各業者から直接説明を受けられることです。商品・サービスの説明も分かりやすいですし、自分達に合うかどうかもイメージしやすいと思います。さらに、この相談会でのみ提供される割引サービスもあるので、多くのブースを回ってみた方がいいです。

僕たちは相談会の途中から参加をしたので閉会までの3時間程しか滞在できませんでしたが、もっと早くくればよかったと後悔しました。真剣に選ぶと思った以上に時間がかかります。その中で、決定できたのが下記です。

  • 装花は両方の業者の説明をきき、サンプルの写真集を見せてもらい、ジェーンパッカーの方が好きになったのでそちらに決めました。
  • テーブルコーディネートは3業者が参加していたと思います。業者ごとに、持っているテーブルクロスとテーブルランナーの種類が違うので、ここから好みの組み合わせを選ぶのは一苦労。妻がものすごく熱心に選んでくれました。
  • 写真は2業者が参加しており、それぞれが数多くのプランを持っています。最後にまとめるアルバムの体裁が好きかどうかで、これも妻が選んでくれました。
  • 映像も2業者が参加。これはビデオ撮影をして最後にDVDにまとめてくれるサービスと、よくある思い出のスライドを作成・上映してくれるサービスです。両方とも、やるかどうかを決めきれなかったので、とりあえず説明だけは受けました。
  • 音楽も2業者が参加。パンフレットだけはもらいました。決められる時間はなく。
  • 司会者も2業者だったかな。時間がなく回れず。

くたくたになって、アイテム相談会が終わり、最後にウェディングプランナーと簡単な打ち合わせ。契約書を渡し、今後の説明を受けます。

やることリストを兼ねた準備スケジュール表を渡され、約1ヶ月おきにあと4回の打ち合わせがあることを説明してもらいました。1回の打ち合わせごとに、その打ち合わせで決める必要のあること、その打ち合わせまでに自宅で準備してこなければならないもの(宿題)、がハッキリと書かれているので、非常に助かります。

挙式の3ヶ月前:1回目の打ち合わせ

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いきなりですが、この1回目の打ち合わせまでの宿題がいきなり山場となります。これが終われば、結婚式準備の8割は終わったようなものだそうです。

結婚披露宴の招待者リストを作る際の注意点

その宿題というのが、招待状の宛先リストの作成です。これは大変でしたね。もちろん、式を挙げようと思った時点である程度イメージはあると思いますが、いざ紙に書き出してみると、様々な問題に直面します。

  • 合計で何人を呼ぶのか(部屋の広さは決まっていますが、テーブル間隔など人口密度が変わります)
  • 新郎新婦側で何人ずつ呼ぶのか(バランス良く、半々が良いのでは?)
  • どんな人を呼ぶのか(親族が多いのか?職場と学生時代の友人の比率は?どこまで親しい人を呼ぶ?)
  • 小さい子供がいる友人を呼ぶのか(子供を連れてきてもOK?託児所サービスを手配する?)
  • 遠方の友人を呼ぶのか(お車代の負担が出てくる)

新郎新婦でトークが白熱する場だと思います。人数や年齢層のバランスが取れなかったりすると、どちらが讓ことになるのか、気長に話し合った方が良いです。ここで喧嘩をして結婚式を取りやめにするカップルも結構いるのではないでしょうか。結婚式の主役は花嫁です。最後は新婦側の意見を尊重してあげましょう。

僕達の唯一の後悔は、最初から座席配置まで考えて招待者リストを考えればよかったということです。もちろん、招待をしても都合がつかず参加してもらえないこともありますので、人数が最後に変わることはよくあるのですが、僕たちの場合は、以下のような座席配置の問題を抱えてしまいました。

  • 新郎新婦それぞれの友人が混合してしまうテーブルができてしまったこと
  • 親族が1つのテーブルに収まらず、分割になってしまったこと
  • 親族と友人が混合してしまうテーブルができてしまったこと

結果としては、みな和気あいあいと楽しくできたようなのでよかったですが、最初は冷や汗ものでした。。。

招待者リストはエクセル作成し、ウエディングプランナーにメールで打ち合わせの前日に送りました。1週間ほどで招待状が出来上がりますので、それを遅くとも挙式の2ヶ月前までに送付する必要があります。

他に第1回目の打ち合わせで決めたこと

まずは招待状の体裁を決めます。封筒、招待状カードの紙質やフォントは複数のサンプルの中から選べます。僕達は落ち着いた雰囲気の式にしたかったので、それに合うようなものを一生懸命探しました。

招待状に書く文言も決める必要があります。事前にテンプレートをもらえるので、いくつかのパターンの中から選べるので楽です。唯一悩んだのは、新郎新婦名義のみの招待状にするか、新郎新婦の父親が招待する形の招待状にするかです。両親とも相談の上、後者でいくことで合意できました。

あとは料理、ウェディングケーキ、花、写真、ビデオ撮影、音楽、司会者、引き出物をどうするかを話します。

僕たちは事前にアイテム相談会に参加をしていたので、前述の通り、業者を決めたものはその通り報告をしました。

長いので、続きは後半編で・・・

 

ところで、会場によっては費用割引などのお得情報があるので、こちらでチェックしてからフェアに参加するのがおすすめです。

 - 結婚準備

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